Tato funkce slouží k hromadnému založení podspisů (konkrétních případů) pro vybraný kalendářní rok a zvolenou agendu. Nástroj automatizuje přenos nastavení z předchozího roku, což výrazně urychluje administrativu spojenou s přechodem na nové účetní či obchodní období.
Aby generování proběhlo správně, je nutné mít aktuální data v Klientských spisech. Taxlio se řídí následujícími pravidly:
Aktivní spolupráce: Spisy se vygenerují pouze u klientů, kteří mají v Klientském spise zaškrtnuto, že tuto agendu zpracováváte.
Důležité: Pokud pro klienta danou agendu již nezpracováváte, zrušte toto označení v jeho Klientském spise ještě před spuštěním generování.
Ukončení klienti: Pokud je Klientský spis ve stavu "Ukončen", nové podspisy se nevytvoří, a to ani v případě, že agenda zůstala zaškrtnutá. Doporučujeme u bývalých klientů jejich hlavní spis uzavřít.
Jak generování funguje
Po spuštění funkce (výběr Agendy a Roku) systém automaticky rozhodne, jakým způsobem nový spis založí. Rozlišuje dvě situace:
Spis pro minulý rok existuje
Pokud systém najde spis pro předchozí rok (např. generujete rok 2026 a existuje spis pro rok 2025), provede kopii dat.
Nový spis převezme veškeré nastavení z loňského roku.
Toto platí i v případě, že je loňský spis již uzavřen/ukončen.
Spis pro minulý rok neexistuje
Pokud spis za minulý rok chybí, ale v Klientském spise je agenda označena jako aktivní, Taxlio založí zcela nový spis.
Data se v tomto případě načtou z výchozího nastavení v Klientském spise.
Při generování nových spisů se přebírají tyto údaje:
Generátor úkolů – zůstává nastaven stejně.
Štítky a nastavení subjektů ve spise – všechny označení a kategorie byly zachovány.
Ceníky – cenové nastavení je přeneseno beze změny.
Paušály – byly přeneseny, ale v nových spisech zatím nejsou aktivní. Aktivujte je prosím až po dokončení spisů pro rok 2024.
Variabilní symboly (VS) – přeneseny beze změny.
Přístupy na spis – práva přístupu zůstávají zachována.
Poznámky ve spise – jejich obsah byl rovněž přenesen.
Systém generování spisů na další roky je ošetřen proti duplikaci spisů, tudíž je možné spustit generování vícekrat z jakéhokoliv důvodu a nevzniknou duplicitní spisy.