Taxlio umožňuje přijímat a odesílat emailové zprávy, čímž usnadňuje a zrychluje komunikaci s klienty či institucemi.

POZOR: Nezapomeňte se podívat na náš webinář Práce s emaily!

Nastavení a přidání nové schránky probíhá v samostatné části Nastavení - Základní nastavení - Emaily, kde naleznete již dříve spárované emailové účty.

Jakmile si rozkliknete konkrétní email, dostanete se do jeho detailního nastavení, které si nyní projdeme krok po kroku.

Většina údajů je sice automaticky vyplněna během spárování schránky, můžete je ale kdykoli změnit. Je možné například upravit Název účtu (jméno odesílatele zpráv) či Vlastníka účtu, nastavit stahování pošty ze schránky, nebo určit, zda je tato schránka přednastavena jako Výchozí. To znamená, že při odesílání se nabízí email přihlášeného uživatele, pokud má navedený emailový účet. V opačném případě se zprávy odesílají přes poštovní účet zvolený při založení spisu.
​

V této části nastavení si můžete zvolit, zda chcete synchronizovat složky z Vašeho poštovního klienta. Pokud o synchronizaci máte zájem, můžete si navíc vybrat, u kterých složek chcete synchronizaci provádět a zda se mají Vybrané složky zobrazit v Taxliu samostatně či Všechnu poštu stahovat do složky Doručená pošta.

V rámci prvotního nastavení stahujete do Taxlia veškerou poštu. Můžete si toto nastavení ovšem změnit na Nestahovat poštu, a díky tomu budete v Taxliu poštu pouze odesílat. Posledním důležitým krokem v části Stahování je možnost Stahovat poštu jen od kontaktů zapsaných v Taxliu. V takovém případě se Vám budou stahovat pouze emaily, které máte přiřazeny v kontaktních údajích u některého ze subjektů, a také emaily, které mají v předmětu číslo spisu.

Poslední částí záložky Základní údaje je Synchronizace. Zde si můžete zaškrtnout možnost Synchronizace přečteno/nepřečteno - ta umožní, že emaily, které jste si v Taxliu přečetli, se automaticky označí také ve Vaší emailové schránce jako přečtené a nebudete tak číst dvakrát stejnou zprávu.

Volba Ukládat poštu odeslanou z Taxlia také do emailové schránky provede automatickou synchronizaci odeslané pošty skrze Taxlio přímo do Vaší emailové schránky.

Předposledním bodem této části je možnost Nestahovat odpovědi na emaily ze spisu. To v praxi znamená, že pokud máte nastavené stahování z konkrétní složky, Taxlio i nadále bude prohledávat složku Doručená pošta. V té dohledává odpovědi na emaily odeslané ze spisu. Touto volbou můžete funkci vypnout. 

V případě, že zaškrtnete poslední políčko v tomto nastavení Stahovat odchozí poštu (odeslanou mimo Taxlio), bude docházet také k synchronizaci odeslaných zpráv z Vašeho emailového účtu do Taxlia. Výhodou je, že si můžete sami vybrat, zda v takovém případě máte zájem o stahování veškeré pošty, nebo pouze o stahování pošty jen od kontaktů zapsaných v Taxliu.

Zde se nacházejí údaje zadané a automaticky nastavené při Přidání emailu. Můžete si ovšem určit, kolik dnů zpětně se budou emaily stahovat, pokud tuto činnost budete provádět manuálně.

V kolonce Host je adresa serveru a za ní oddělený port. Jednotlivé porty jsou uvedeny v tabulce níže. Port měníte podle typu zabezpečení SSL, které můžete také upravovat.

Nastavit si můžete i dvoufázové ověřování emailu. K tomu je nutné změnit Typ Serveru příchozí pošty na IMAP a zadat Heslo aplikace.

V případě, že toto heslo neznáte, můžete si jej nechat znovu vygenerovat.

Toto nastavení není nutné měnit, pokud budete pro odesílání pošty používat stejnou schránku jako pro příchozí poštu.

Server odchozí pošty doporučujeme upravovat pouze v případě, pokud máte pokročilé znalosti o serveru.

Chcete-li emaily odesílat z jiné adresy, než na kterou emaily přijímáte, oranžově označené pole nezaškrtávejte, a vyplňte Uživatelské jméno a Heslo emailu, ze kterého chcete zprávy odesílat.

V tomto oddílu si můžete dále přizpůsobit schránku v Taxliu. Ukládaný formát zprávy doporučujeme ponechat MSG. Pokud chcete, aby se Vám zprávy po určité době na serveru mazaly, zaškrtněte pole Mazat stažené zprávy po a určete počet dní, po jejichž uplynutí se mají zprávy mazat.
​

Máte-li certifikát pro podpis emailových zpráv, vyberte jej do pole Podepisovat odchozí zprávy, popřípadě Podepisovat autom. odpovědi. Můžete přiřadit jen certifikáty již dříve nahrané do Taxlia.
​

Umožňujeme také synchronizovat složku s archivovanou poštou. Zaškrtněte políčko, kterým povolíte synchronizaci a vyberte složku určenou k archivaci pošty.

V případě, kdy zaškrtnete poslední políčko Obrázky vložené v těle emailu nezobrazovat jako přílohu, se Vám nebudou takovéto obrázky zobrazovat jako příloha, ani se nebudou ukládat do složky s dokumenty u spisu, který je s danou zprávou propojen.

Poté, co upravíte všechna pole, spusťte Test nastavení. Pokud test proběhne úspěšně, můžete email uložit. Pokud test objeví chybu, zkontrolujte, zda jste všechna pole vyplnili správně a spusťte test znovu.