Taxlio umožňuje přijímat a odesílat datové zprávy, takže už nemusíte složitě přepínat mezi jednotlivými systémy, vše máte přehledně na jednom místě.

POZOR: Nezapomeňte zhlédnout náš WEBINÁŘ - VYLEPŠENÍ PRÁCE V POŠTĚ, ve kterém se dozvíte veškeré novinky ohledně nastavení datových schránek!

Upozornění: Pokud nově přihlašujete datovou schránku do Evolia, učiňte tak přes Hostovanou spisovou službu.

Nyní se podíváme na nastavení datovek detailně. Nastavení probíhá v sekci Datové schránky v části Základní nastavení. 

Zde se Vám zobrazí přehled již přidaných datových schránek. V samotném přehledu vidíte seznam datových schránek, počet přijatých a odeslaných zpráv, a také informaci o tom, kdy a kým proběhlo poslední stažení zpráv. Tomu, jak funguje příjem a odesílání datových zpráv v Poště je věnován samostatný článek.

V seznamu můžete také vyhledávat datové schránky pomocí pole s lupou v horní části, nebo přidat schránku novou pomocí tlačítka + Přidat schránku.

Po kliknutí na tlačítko + Přidat schránku se Vám otevře jednoduchý formulář. Zde stačí zvolit Typ přihlášení, doplnit Název účtu (jak se bude Vaše datová schránka v systému jmenovat) a zadat Vaše Přihlašovací jméno a Heslo. Poté jen kliknete na tlačítko Ověřit a uložit a datová schránka je založena.

Jakmile je schránka přidána do systému, zobrazí se Vám Nastavení datové schránky. To je rozděleno do dvou částí skrze záložky Základní údaje a Oprávnění.

V této záložce se automaticky doplní nezbytné údaje k Vaší datové schránce. Vše běží na pozadí a již není nutné zadávat ani ID datové schránky, jak tomu bylo například dříve.

V této části si ovšem můžete také individuálně upravit některá nastavení, jako kolik dní zpětně se mají zprávy stahovat. Přepínací políčko Aktivní představuje příznak, že se jedná o aktivně používanou schránku a přepínací políčko Vyřadit z odesílání a stahování umožňuje danou schránku vyřadit na Vámi požadovanou dobu z odesílání a stahování. To se hodí zejména v případech, kdy jste na dovolené nebo během svátků. Díky tomu nedojde k nechtěnému stažení datovek a nezačne se Vám započítávat lhůta.

V druhé části záložky si vyberete Způsob přihlášení. A to buď Jednoduchý - jedná se o nejčastější variantu, kdy daná datová schránka má pouze jedny přihlašovací údaje, tedy jednu oprávněnou osobu pro přijímání a odesílání zpráv. Anebo si zvolíte variantu Více oprávněných osob, která umožňuje přidat další uživatele pro příjem a odesílání datovek z této schránky.

Záložka Oprávnění Vám dává celou spoustu možností nastavení oprávnění. V prvé řadě si můžete zvolit, zda chcete, aby datová schránka byla přístupná všem, nebo pouze vybraným uživatelům. 

Pokud si vyberete variantu Přístupná všem, znamená to, že bude v modulu Pošta viditelná pro všechny. V této části si můžete zvolit, co se má stát s vytvořenou zprávou. Na výběr máte dvě možnosti, a to - Ihned odeslat, anebo Umístit do složky K odeslání. V případě druhé varianty se Vám takto ukládají datovky ve složce K odeslání a Vy si je můžete ještě před jejich samotným odesláním prokontrolovat.

Další zajímavou funkcí je Přijmout hlavičky přes. Tímto udělíte oprávnění konkrétnímu uživateli vidět hlavičky příchozích datových zpráv. Výhodou je, že toto ovšem nezpůsobí samotné doručení datovky. Tato funkce je aktivní pouze tehdy, pokud je nastaveno více oprávněných osob a jedna z nich má omezená práva tak, aby nezpůsobila doručení příchozí pošty.

V případě, že byste ale rádi udělili různým uživatelům odlišná oprávnění, zvolte druhou variantu - Umožnit přístup vybraným uživatelům. Poté stačí kliknout na tlačítko + Přidat uživatele. Následně se Vám zobrazí formulář, kde si vyberete uživatele, kterému tímto nadefinujete sadu oprávnění výlučně pro něj.

Toho docílíte zaškrtáváním těch oprávnění, která jsou vyhovující pro daného uživatele. Můžete si vybrat, zda chcete, aby uživatel viděl všechny složky datové schránky, nebo pouze některé vybrané. Dále si můžete zvolit přes kterou osobu má uživatel zprávy přijímat, odesílat či vytvářet. V neposlední řadě si nastavíte, co se má s nově vytvořenou zprávou stát. Poslední funkcí je přepínací tlačítko Omezit adresáty na vybrané typy. To hlídá, aby uživatel mohl odesílat datové zprávy pouze těm orgánům, které Vy si sami v tomto nastavení zadáte.

V praxi je samozřejmě možné, že budete chtít mít stejná oprávnění pro více osob. V takovém případě není nutné, abyste tento formulář vyplňovali pro každého uživatele zvlášť, ale můžete si zvolit tým a tomu udělit potřebná oprávnění.

TIP: Je ale nutné pamatovat na to, že oprávnění jednotlivců a týmů se sčítají. To znamená, že pokud má například uživatel Aleš Kozel oprávnění Zobrazit zprávy a je zároveň součástí týmu @Podnikové a patentové právo, který má navíc oprávnění Vytvářet nové zprávy, uživatel Aleš Kozel bude mít v tomto případě oprávnění jak pro zobrazení, tak pro vytváření nových zpráv.

Tímto jste si nastavili Vaši datovou schránku do posledního detailu a můžete se vrhnout do práce!
​
​