Dokumenty můžete v Taxliu ukládat a upravovat pro každý spis zvlášť.

Dokumenty pro konkrétní spis naleznete v jeho záhlaví v záložce Dokumenty. Soubory můžete mít uloženy v hlavní složce nebo vytvářet podsložky.

Pro rychlejší úpravu a zobrazování dokumentů formátu .docx, .xlsx a .pdf, navíc bez nutnosti dokumenty stahovat ručně přímo do Vašeho počítače, je možné využít Taxlio Synchronizer. Více o používání Taxlio Synchronizeru a odkaz pro jeho stažení naleznete v samostatném článku.

Dokumenty máte možnost zobrazit dvěma způsoby. Způsob zobrazení, který vidíte na obrázku výše je výchozí. Druhý způsob si můžete zvolit pomocí tlačítka vedle kolonky pro Vyhledávání. V tomto zobrazení je možné provádět stejné činnosti jako u výchozího zobrazení, ale navíc u každého souboru vidíte datum přidání a velikost souboru. Aktuálně zvolené rozložení svítí zelenou barvou.

První způsob přidání dokumentu či složky do Taxlia je přetažením souboru z počítače přímo do okna s dokumenty v Taxliu, stejně jako v systému Windows.

Druhý způsob je pomocí zeleného tlačítka + Přidat v pravém horním rohu nad tabulkou. Po kliknutí zvolíte Nahrát soubor nebo Nahrát složku a následně vyberete dokument z Vašeho počítače, který se nahraje do Taxlia.

POZOR: Maximální velikost jednoho souboru nahraného do Taxlia je 200MB!

Nahrané dokumenty můžete seskupovat do vytvořených nebo speciálních složek (pro dokumenty k EPR a Přihlášky k insolvenci).

Po přiřazení pošty s přiloženými dokumenty ke spisu se automaticky tyto dokumenty zařadí také do složek spisu podle druhu pošty. Výjimkou je nahrávání datových zpráv s příponou ZFO. Takové zprávy můžete nahrát, ovšem složka se Vám sama nevytvoří.

Pro větší přehlednost můžete soubory řadit v tabulce podle jména souboru, data vzniku nebo poslední změny. Šipka vedle způsobu řazení ukazuje, zda se soubory řadí vzestupně či sestupně. Zvolené řazení se uloží až do jeho další změny.

Pro případy, kdy máte v jednom spise hodně dokumentů, můžete využít vyhledávací pole nahoře nad tabulkou. Taxlio nabízí také integraci, která umožňuje fulltextové vyhledávání v celém textu.

Hromadné akce slouží pro práci s větším počtem souborů najednou. Soubory lze označit a pomocí tlačítka Akce provést: odstranění ze spisu, přesunutí do jiné složky nebo stažení souborů. Pokud chcete dokumenty stáhnout, Taxlio Vám soubory v počítači uloží do složky s příponou .zip.

TIP: Abyste nemuseli vybírat soubory jednotlivě, můžete označit i všechny najednou kliknutím na Označit vše. Pro zjednodušený přesun dokumentu na něj klikněte a přetáhněte jej myší do požadované složky. Ze složky dokument vytáhnete přetažením na ikonu domečku.

Každý dokument má svou barevnou ikonu, která značí, o jaký formát souboru se jedná. Takto uživatel jednoduše rozpozná jednotlivé soubory na první pohled.

Další z možností úprav je také Uzamčení souboru. To způsobí nemožnost jeho přejmenování a odstranění. Uzamčený soubor poznáte podle ikonky malého šedého zámku. Revize Vám umožňuje soubor aktualizovat bez nutnosti jej smazat a znovu nahrát. Revizi můžete nahrát i ručně. Pokud máte ale stažen Taxlio Synchronizer, otevřete dokument přímo v Taxliu a po uložení se revize nahraje automaticky sama.

Nově přidané soubory do systému jsou zvýrazněny oranžovým pozadím a značkami.

Přidávání štítků k dokumentům Vám usnadní navigaci ve spisech s větším počtem souborů. Štítek přidáte kliknutím na Vyberte typ u daného dokumentu. Otevře se okno, kde zvolíte štítek, který chcete přiřadit. Přidat nový (vlastní) štítek je možné pomocí tlačítka + Přidat nový.

V neposlední řadě můžete využít speciální štítek s metadaty, který Vás automaticky vyzve k vyplnění rozšířených vlastností dokumentu. Více o metadatech se dozvíte v pokračování článku. Speciální štítek vytvoříte tak, že zaškrtnete kolonku Obsahuje metadata.

Štítek s metadaty bude poté viditelně označen i v nabídce.

Pro změnu nebo úplné odebrání štítku opět otevřete menu a klikněte na štítek, který má nahradit původní, nebo zvolte variantu Odebrat štítek úplně nahoře v menu.

Metadata jsou rozšířené vlastnosti dokumentu, které jsou viditelné aniž byste museli dokument otevřít. Nastavit si můžete například datum vzniku dokumentu, datum nabytí právní moci, datum vykonatelnosti nebo soud, jenž dokument vydal.