Jak už víte, úkoly využijete k zadávání činností pro sebe, ale i pro další uživatele ve Vašem Taxliu. Poznáte je podle jejich samostatného panelu Úkoly v kartě spisu. Zde vidíte všechny úkoly, které jsou aktivní.

Tento článek navazuje na článek Začínáme s úkoly, kde jsme si představili základní práci s nimi.

Panel tedy zobrazuje aktivní počet úkolů vztahující se k danému spisu, ale obsahuje i další podrobnosti. Barevné pruhy označují přiřazenou prioritu úkolu. Kliknutím do šedého čtverečku můžete úkol označit za splněný (následně automaticky zmizí).

U každého úkolu také vidíte jeho název, krátký popis, termín splnění (případně lhůtu, do kdy má být úkol splněn) a ikonu uživatele, pro kterého je úkol určen. Ikonky pod popisem zobrazují, zda úkol obsahuje seznam podúkolů (malý čtverec s fajfkou), přílohu (sponka) či komentáře (bublina).

Kliknutím na daný úkol se zobrazí jeho detail, kde máte možnost úprav (například oddálení termínu nebo přidání úkonu).

Aby Vám upozornění o nových nebo splněných úkolech přicházelo také na email, je třeba tuto možnost zvolit v Nastavení profilu uživatele.

Nový úkol přidáte skrz formulář, ke kterému se dostanete v panelu Úkoly kliknutím na malé + vpravo nahoře.

Po kliknutí se Vám zobrazí následující formulář. Čtvereček v levém horním rohu slouží k označení úkolu za splněný. Vedle něj se zadává název úkolu. Ten můžete buď vybrat z našeptávače, nebo vepsat vlastní. V druhém řádku vybíráte uživatele, kterému je úkol určen, termín splnění a přibližnou délku trvání úkolu. U každého úkolu můžete nastavit Prioritu/Štítek, který se následně v panelu projeví jako výše zmíněný barevný pruh. Do Úkol sledují zvolíte uživatele, kteří se na jeho plnění sice nepodílí, ale potřebují vědět, co se děje.

V prostřední částí formuláře najdete Popis úkolu, kde vložíte informace nebo upřesnění pro jeho kompletaci. Seznam Vám umožní vložit podúkoly, které využijete především v případě, kdy chcete zajistit přehled o všech jeho dílčích částech.

TIP: Dvojklikem do textu je možné popis libovolně formátovat.

Přílohy slouží pro přidávání souborů spojených s úkolem. Soubor můžete nahrát z Vašeho počítače nebo z dokumentů spisu.

Všechny dokumenty přiložené k úkolu můžete následně hromadně odeslat - a to emailem, datovou zprávou nebo poštou.

V právem sloupci formuláře se nacházejí rozšiřující funkce. Lhůtou je myšlena především procesní lhůta, do které je potřeba vyřídit zadanou část úkolu, ale můžete ji pojmout také jako datum pro předání výsledku klientovi apod. Úkol Schvaluje uživatel, který má po dokončení úkolu dohlédnout na jeho správnost a úplnost. Jedná se o odpovědného člověka, nadřízeného.

Když zakládáte úkol ve spise, je s ním automaticky spojen. Pokud tomu tak není, můžete ho přiřadit ručně. Úkol lze také propojit s jakýmkoliv Subjektem ve spise. Jako poslední je možnost Akce - Vytvořit úkon. V takovém případě si zvolíte, o jaký typ úkonu se jedná a tato aktivita se Vám automaticky propíše do přiřazeného spisu. Nebo existuje druhá možnost Akce - Vytvořit do všech souvisejících spisů, která za Vás tento úkol hromadně přiřadí do více spisů najednou.

Upravovat úkoly můžete i poté, co je vytvoříte. Do úprav se dostanete jednoduše kliknutím na konkrétní úkol. Ostatní mají možnost k úkolu přidávat své vlastní komentáře a připomínky.

Po vybrání uživatele, který bude úkol Schvalovat je postup jednoduchý. Uživatel odešle zpracovaný úkol ke schválení a čeká. Po kliknutí na tlačítko se u názvu úkolu objeví štítek Ke schválení.

Úkol se automaticky přidá k úkolům uživatele, který ho má schválit. Ten má poté dvě možnosti. Úkol může Vrátit, jestliže nebyl správně zpracován a doplnit k němu komentář. Pokud je úkol v pořádku, může jej uživatel Schválit a uzavřít nebo Schválit a předat zpět zřizovateli, aby věděl, že je vše v pořádku.

Nastane-li právě druhý případ, opět se tento úkol objeví mezi ostatními u vyřizujícího uživatele, ale tentokrát se štítkem Schváleno. Když uživatel vezme tuto skutečnost na vědomí, stačí kliknutím do malého čtverečku a úkol definitivně označit jako splněný.

Některé úkoly mají vlevo nahoře položku Zdroj úkolu. Ta se nezadává ručně pomocí formuláře, ale vytváří se pouze při zpracování došlé pošty. Více se k tomuto tématu dočtete v samostatném článku Úkoly z pošty.

Do našeptávače si můžete nastavit vlastní Názvy a Priority pro Vaše úkoly. Hodí se to především tehdy, když chcete například používat stejný název častěji. Předejdete tak opakovanému vypisování textu.

Úkoly se ve Vašem spise nenacházejí pouze v záložce Přehled. Úkoly mají také svou vlastní oddělenou kartu. Samostatná karta umožňuje zobrazit všechny úkoly, tj. i ty splněné. Tato karta je ovšem viditelná pouze uživatelům s přiděleným právem. 

Každý řádek v přehledu zobrazuje jednotlivý úkol. Pokud je označen fajfkou v malém čtverečku a řádek je šedý, znamená to, že úkol byl již splněn.

V záhlaví tabulky vidíte názvy sloupců Úkol, Komu a Termín. Při kliknutí na název sloupce se Vám zobrazí malá šipka, která úkoly seřadí buď vzestupně nebo sestupně podle abecedy nebo času, záleží na daném sloupci.

Úkoly také můžete hledat pomocí vyhledávací okna. To se hodí především v případech, kdy úkolů ve spisu máte mnoho. Vyhledávání probíhá ve všech sloupcích tabulky.

Úkoly lze vyhledávat i podle jejich priority. Vyhledávání aktivních štítků provedete jednoduše kliknutím do vyhledávacího pole a z nabídky si vyberete, podle kterého štítku chcete úkoly filtrovat. Můžete filtrovat i více štítků najednou.

TIP: Úkoly mají také úplně samostatnou sekci společně s kalendářem. Více o ni naleznete v samostatném článku.