Níže vidíte kartu úkon. Spisový úkon v Taxliu umožňuje zaznamenávat důležité kroky v daném případu, pomáhá Vám zapsat vše, co již bylo uskutečněno. (To, co je teprve nutné v případu vykonat, zaznamenávají úkoly.) Ze záložky aktivit můžete úkon tvořit nebo upravovat, dále do něj můžete nahrávat dokumenty, zapisovat práci a výdaje.

Úkony navíc slouží k odeslání pošty. Pokud vás zajímá, jak na to, navštivte článek Jak odeslat dokument z úkonu. Po vytvoření odeslané pošty můžete v úkonech tvořit i datové zprávy.

Vytvoření nového úkonu

Nový úkon můžete vytvořit jednoduše kliknutím na zelenou ikonku +Přidat úkon vpravo nahoře nad seznamem aktivit.

Před založením prvního úkonu doporučujeme, pro co nejlepší využití funkcí Evolia, nastavit své vlastní úkony, které budete používat nejčastěji, a to pomocí Nastavení úkonů v horní části Aktivit.

Další užitečné nastavení je pro zpracování došlé pošty, díky kterému přeměníte došlou poštu na úkony a ušetříte další kupu času!

Jak odesílat poštu

Pokud chcete posílat poštu v aktivitách spisu, lze tak učinit jedině skrze již vzniklý úkon s přiloženým dokumentem. Jak na to se dozvíte v samostatném článku Jak odeslat dokument u úkonu.

V záložce pošty je vyznačený předmět pošty, poznámka a počet přiložených dokumentů za symbolem spínacího špendlíku. Stav odeslané pošty je viditelný v bublince hned za již zmíněnými informacemi. Podle druhu stavu pošty se mění barva bublinky. U neodeslané pošty se objeví oranžová bublinka s názvem Koncept.

Pro detailní popis zásilky rozkliknete pole pošty. Zde můžete upravovat informace ohledně stavu pošty a doručení, pro lepší sledování zásilky je možné přidat i částku poštovného a podací číslo. Přidáte-li podací číslo do odchozí pošty, zobrazí se Vám pod adresátem odkaz na sledování zásilky.

Stejné okno si můžete zobrazit i přes úkon pod nadpisem Pošta. V úkonu jsou ohledně pošty zobrazené tyto informace: jméno adresáta, způsob doručení a adresa příjemce. Navíc, pokud je pošta označená jako doručená/odeslaná, je na začátku pole i datum doručení/odeslání a v pravé části i odkaz na sledování zásilky.

Vytvoření emailu

V záložce Aktivity můžete odesílat emaily dvěma způsoby: skrze ikonku Email nebo Akce v horní liště stránky v pravém rohu. Vaše odeslané emaily se zobrazí jako Odchozí emaily v aktivitách, i když nebudou mít jako příjemce zvolený subjekt spisu.

V kartě emailu můžete změnit či přidat případ, ke kterému se má email vztahovat nebo do něj přidávat související úkoly. Dále si do svých příchozích emailů můžete psát i poznámky, po vyplnění se pole zvýrazní žlutou barvou.

Ikonka zobáčku v pravém rohu karty emailu nabízí další funkce k práci s emailem, např. Odpověď, Přeposlat, nebo i Vytisknout. Pokud si přejete na email rychle odpovědět, stačí kliknout na šipku vlevo vedle ikonky zobáčku a hned poté se Vám otevře požadované emailové okno.

Vytvoření hovoru

Podobně jako u emailu můžete zaznamenávat do Taxlia také Vaše hovory skrze tlačítko Akce.

K úspěšnému založení hovoru je nutné vybrat subjekt. Subjekt hovoru vybíráte z těch, které jsou již přidány do spisu, ve kterém hovor vytváříte. K hovorům je možné přidat i jeho charakteristiku podle toho, zda byl uskutečněn, čeho se týkal, nebo jak druhá strana komunikovala. Pokud nezadáte telefonní číslo, u hovoru v záložce aktivit se po založení hovoru místo telefonu zobrazí (neznámé). Vedle výběru charakteristiky je zde i místo pro poznámku. Karta úspěšně vytvořeného hovoru pak může vypadat třeba takto.

Vytvoření datové zprávy

Vytvářet datovky lze ze stejné horní lišty jako emaily a hovory. (Taktéž je možné vytvřit datovou zprávu z úkonu podobným způsobem, jako odchozí poštu.

V kartě nové datové zprávy je třeba k úspěšnému odeslání vybrat odesílatele, příjemce a předmět. K datovce můžete dále přidávat dokumenty. Nevyplněná pole v kartě níže patří k nepovinným údajům.