Funkce Vyřizuje, Zodpovídá a Přístup ke spisu dává uživatelům, kteří tyto pozice zastávají, práva a informace, které se ostatním uživatelům nezobrazují.

Vyřizuje je uživatel, který se spisem aktivně pracuje, a kterému se má přiřazovat Pošta k vyřízení a úkoly z daňového kalendáře. Vyřizující osobu je nutno doplnit, aby celý spis v Taxliu správně fungoval.

Představuje obvykle osobu, která oficiálně vede spis a má za něj profesní zodpovědnost. Políčko zodpovědné osoby není nutné vyplnit a celý založený spis bude fungovat i bez ní.

Jedná se o omezení přístupu ke spisu. Spis je viditelný pouze vybranému uživateli, ten může vytvářet záznamy, upravovat dokumenty a odesílat poštu.

Přidělit funkce je možné již během vytváření nového spisu, kde naleznete oddíl Základní údaje. V této fázi nelze ovšem přidělit právo Přístupu ke spisu. Toto nastavení je možné až ve chvíli, kdy je spis založen, viz pokračování článku.
​

Po založení spisu jde přidělit a upravovat funkce dvěma způsoby. Prvním a nejjednodušším způsobem je nastavení přímo v záhlaví karty spisu pomocí ikonek uživatelů. Druhý způsob je při editaci spisu, která se provádí přes ikonu tužky v pravém horním rohu.

Poté se zobrazí okno s oprávněními. Odpovědné osoby vybíráte kliknutím do levé části s ikonou + (profilem uživatele). Pokud chcete uživatele odebrat bez náhrady, poslouží k tomu v pravé části tlačítko s názvem funkce, kde zvolíte možnost Odebrat ze spisu.
​

Zelený zámek zpřístupňuje spis všem uživatelům, kteří nemají omezená práva. Pokud si přejete, aby uživatel s omezenými právy měl do spisu přístup, přidejte ho pomocí tlačítka +.

Po překliknutí zámku na oranžový, se spis zneviditelní pro všechny uživatele kromě uživatelů, kteří za spis Zodpovídají a Vyřizují. Pokud chcete spis zpřístupnit dalším uživatelům, přidejte je pomocí tlačítka +. Přidán bude automaticky uživatel upravující přístup ke spisu.
​