Klientské spisy si v Taxliu zakládáte sami v sekci Klienti a smlouvy, ovšem všechny ostatní typy spisů a většinu agend za Vás Taxlio vytvoří automaticky. Po úspěšném vytvoření Klientského spisu si popíšeme obecné možnosti práce, které jsou společné pro všechny druhy spisů. Po jeho otevření se budete nacházet na úvodní záložce Přehled, kde jsou všechny důležité informace evidované a přehledně uspořádané.
Karta spisu se skládá z následujících částí:
Záhlaví spisu
Jedná se o lištu v horní části karty. Jako první, čeho si všimnete, je značka a název spisu. Pod názvem spisu můžete vidět také jednotlivé subjekty a pod nimi jeho stav a štítky priorit. Štítky využijete především k označování spisů podle jejich důležitosti.
Na pravé straně záhlaví se nachází rychlé funkce pro odeslání datové zprávy a emailu, tlačítko Akce, tlačítko tužky pro úpravy spisu a křížek pro jeho zavření. Tlačítko Akce navíc kromě odesílání zpráv umožňuje především vytvořit nový úkol, zapsat úkon, založit depozitum, a také kontaktovat subjekty skrz telefon. V neposlední řadě na pravé straně v dolním rohu naleznete malé ikonky označující funkce Vyřizuje, Zodpovídá a Přístup ke spisu.
Pod názvem spisu se nachází záložky. Ty umožňují přejít k dalším, podrobnějším částem. Malá číslice vedle nich zobrazuje počet záznamů v jednotlivých záložkách. Malé tlačítko + za poslední záložkou umožňuje zobrazit ty, které nejsou ve výchozím zobrazení viditelné. V neposlední řadě si můžete vytvářet i své vlastní záložky.
Panel Klient
Obsahuje základní informace o klientovi, které jste zadali při jeho vytváření. Tři tečky vpravo nahoře Vám umožní subjekt ze spisu odebrat nebo jej upravit. Za pozornost stojí tlačítka Info a Skiptracing, která Vám umožňují zobrazit o klientovi podrobné informace z různých veřejně dostupných zdrojů a rejstříků. Pomocí tlačítka plus přidáte kontaktní osobu, telefon, email, adresu, datovku nebo zaměstnavatele.
Pokud se toho chcete dozvědět více, podrobné informace naleznete v samostatném článku zabývajícím se Subjekty, kde se blíže dozvíte o všech funkcích.
Funkce, na kterou ale stojí za to upozornit, je možnost posílat emaily nebo SMS zprávy subjektům přímo z Taxlia.
Panel Subjekty ve spise
V tomto panelu vidíte subjekty, které se nacházejí v daném spise. Subjekty mají různé typy a funkce.
Přidat subjekt je možné v pravém horním rohu tlačítkem + Přidat subjekt. Subjekty jsou rozděleny podle hierarchie - nejvýše v každé kategorii je postaven hlavní subjekt a pod ním jsou na něj navázány podřízené subjekty.
U každého subjektu se navíc zobrazují dodatečné informace v podobě malých ikonek napravo.
Malé písmenko i v modrém kruhu označuje Související spisy, tedy že daný subjekt se nachází ve více spisech a představuje tak střet zájmu.
Bublinka označuje poznámku ke spisu.
Oranžový trojúhelník s vykřičníkem značí insolvenci.
Kliknutím na existující subjekt můžete přidat podřízený subjekt, odstranit subjekt, přidat poznámku ke spisu či přidat Značku.
Panel Úkoly
Tento panel obsahuje seznam úkolů vztahujících se k danému spisu. Úkoly můžete rozkliknout a upravit. Nový úkol můžete přidat kliknutím na tlačítko + v pravém horním rohu. Více informací o Úkolech získáte v samostatném článku.
Další informace a značky
Pod třemi hlavními panely se nacházejí další informace. První dvě pole (Zahájeno/Ukončeno a Vyřizuje/Zodpovídá) jsou viditelná vždy. Upravit je můžete kliknutím na tužku v pravém horním rohu daného pole.
Vpravo vidíte možnost Přidat značku. Zvolit můžete buďto Spisová značka a ostatní typy značek, nebo Přidat odkaz na web. Jako odkaz na web zákazníci nejčastěji používají odkazy na stránky s odborným textem nebo odkazy na Sharepoint či Google Docs, kde sdílí dokumenty se svými klienty. Evidence značek je důležitá a výhodná, protože Značky jsou pak používány pro vyhledávání a přiřazování pošty v Taxliu.
U Spisových značek platí, že po kliknutí dojde k přesměrování na stránky daného rejstříku.
Při vytváření odkazu na web si zvolíte popis (například název webu), který Vás následně bude přesměrovávat na požadovanou webovou stránku. Popis odkazu nelze zpětně upravovat.
Vlastní značky můžete zadat také ručně, vyhledáním subjektu a zadáním názvu do pole Jednací číslo. U datových zpráv můžete navést značku do spisu při jejím zpracování a přiřazení ke spisu.
Druh Značky je kdykoliv možné editovat kliknutím na malou tužku v pravém horním rohu. Kliknutí na číslo Značky Vás odkáže k příslušenému řízení na stránkách Katastru, jak jsme zmínili výše. Pokud potřebujete změnit číslo Značky, je nutné Značku smazat a znovu vytvořit.
Pod Značkami se nachází pole pro přidání Poznámky. Tu přidáte jednoduše kliknutím do něj.
Časová osa (Timeline)
Jako poslední na kartě spisu se nachází Časová osa, která obsahuje přehled o důležitých věcech, které se ve spise provedly. Naleznete zde záznamy o úkonech, úkolech, poště, ale i například informace o změně spisu apod. Časová osa ve spise funguje stejně, jako Časová osa na Vaší Nástěnce.
V záznamech můžete filtrovat jednotlivé aktivity pomocí pole s lupou, které najdete nad Časovou osou. Stačí zadat hledanou aktivitu a Taxlio vybere odpovídající výsledky. Při vyhledávání máte možnost filtrovat i podle více druhů aktivit, jako to vidíte na přiložené animaci. Stačí kliknout do vyhledávacího pole a vybrat, podle čeho chcete, aby Taxlio vyhledávání provedlo.
